PREMESSA: NOTA SULLE FONTI

Questo articolo si basa esclusivamente sulla documentazione ufficiale dell'IRS, nella versione più aggiornata disponibile, come da bibliografia disponibile al fondo dell’articolo. Di ogni fonte sono indicate la data di revisione del documento da parte dell’IRS e, per le pagine web, la data di ultima revisione dichiarata dall'IRS e la data in cui sono state consultate per la stesura di questo testo (26 maggio 2026). La normativa fiscale statunitense cambia con frequenza: prima di agire, verifica sempre l'edizione corrente dei moduli e delle pubblicazioni sul sito ufficiale www.irs.gov . Questo articolo ha finalità puramente informative e non costituisce consulenza fiscale,finanziaria o legale.

Gli eventi che innescano la necessità di avere un ITIN sono vari e molteplici: forse ha ereditato degli asset finanziari situati negli Stati Uniti, come conti correnti bancari, conti di investimento o fondi pensione; forse ha necessità di richiedere un rimborso all’IRS, facendo valere i suoi diritti in base al trattato contro le doppie imposizioni Italia-Stati Uniti, oppure semplicemente percepisce dei redditi U.S.A. e ha necessità di dichiararli negli States. In tutti questi e in molti altri casi avrà bisogno di un ITIN - acronimo di Individual Taxpayer Identification Number - per poter affrontare queste complessità burocratiche e tributarie.

La banca, l’IRS o chi per loro glielo richiedono come se fosse una cosa scontata, ma purtroppo la richiesta l’ha colta impreparata: è probabile che né Lei né il Suo commercialista italiano di fiducia sappiate esattamente cosa sia, come richiederlo e quanto tempo ci vuole per ottenerlo, eppure le scadenze avanzano, i tempi si dilatano, e i problemi iniziano ad accumularsi. La ricerca è difficile, le fonti lacunose, e nessuno sembra offrirLe quelle certezze di cui noi tutti abbiamo bisogno per affrontare con serenità situazioni di questo genere. E anche quando si inizia a masticare un po’ la materia, quanti dubbi e quante domande: Di che documenti ho bisogno? Devo davvero spedire il mio passaporto in originale negli U.S.A.? Quanto tempo ci vorrà?

Anche io, come Lei, ci sono passato in prima persona, e so cosa significa trovarsi in queste situazioni. In questo articolo cercherò di fare un po’ di chiarezza sull’argomento, spiegandoLe che cos’è l’ITIN, come si richiede, che documenti servono, e quali sono le soluzioni per evitare di spedire il Suo passaporto negli States. 

Che cos’è l’ITIN e a cosa serve

L’ITIN – acronimo di Individual Taxpayer Identification Number – è un tipo particolare di TIN – acronimo di Taxpayer Identification Number. Un TIN non è altro che un numero identificativo univoco che l’IRS – l’Internal Revenue Service, l’equivalente americano della nostra Agenzia delle Entrate – assegna a un individuo a fini fiscali.

La tipologia di TIN più diffusa è il Social Security Number, comunemente noto come SSN. Il SSN è grossomodo l’equivalente del nostro Codice Fiscale, e viene assegnato dallo stato americano ai cittadini statunitensi, ai residenti permanenti – i cosiddetti resident alien – e ad alcuni lavoratori temporanei idonei, secondo una casistica molto variegata e complessa che non è qui il caso di approfondire.

Chi non rispetta questi requisiti – per esempio un cittadino italiano residente in Italia, un cosiddetto nonresident alien – non può ottenere un SSN. Se, tuttavia, questa persona ha obblighi dichiarativi e di versamento delle imposte federali ai sensi dell'Internal Revenue Code – se, in sostanza, ha necessità di presentare una dichiarazione dei redditi in America – può richiedere all’IRS un ITIN, che possiamo in via informale intendere come una sorta di codice fiscale americano riservato agli stranieri non residenti.

Si ricordi che L'ITIN ha validità circoscritta all'identificazione fiscale federale. Questo codice infatti non autorizza di per sé a prestare lavoro negli Stati Uniti, non conferisce alcun diritto a ricevere prestazioni previdenziali o di sicurezza sociale, non è una forma valida di identificazione al di fuori del sistema fiscale e non modifica lo status di immigrazione del titolare. Non a caso, nella pub. 1915, l’IRS lo definisce un “processing number” ossia un codice identificativo dal valore puramente procedurale, utile a ricomprendere in qualche modo i cittadini stranieri nelle maglie delle procedure fiscali americane.

Chi deve richiedere un ITIN dall'Italia: i casi tipici

La pub. 1915 di IRS, intitolata “Understanding Your IRS Individual Taxpayer Identification Number”, chiarisce che deve richiedere un ITIN “Qualsiasi soggetto che non possieda i requisiti per ottenere un SSN – ma che sia comunque tenuto a fornire un numero di identificazione fiscale all'IRS.” L’ottenimento di un ITIN è dunque un vero e proprio dovere in capo a tutti quei cittadini stranieri che hanno obblighi dichiarativi e di versamento di imposte nei confronti del fisco americano. Ecco alcuni esempi di soggetti cittadini italiani residenti in Italia che si trovano nella situazione di dover richiedere un ITIN:

1. Eredi di asset statunitensi come conti correnti, portafogli di investimento, fondi pensione ecc. per cui la normativa impone ai gestori di identificare il beneficiario tramite un identificativo fiscale USA, per trasferire il conto all’erede e per gestire le ritenute alla fonte su eventuali prelievi;

2. Tutti coloro che intendono applicare il trattato contro le doppie imposizioni Italia – U.S.A. per ottenere aliquote agevolate o per richiedere il rimborso di ritenute versate in eccesso. Se è interessato all'argomento, può consultare il mio articolo "Recuperare la ritenuta USA sui dividendi: la procedura tramite Form 1040-NR per residenti italiani";

3. venditori di immobili negli Stati Uniti, che devono o richiedere la riduzione preventiva o recuperare la trattenuta, di norma del 15%, del prezzo di vendita secondo la normativa FIRPTA – Foreign Investment in Real Property Tax Act;

4. coniugi di cittadini o residenti statunitensi, per esempio un cittadino italiano non idoneo a ottenere un SSN, che sceglie di presentare una dichiarazione dei redditi federale congiunta con il proprio coniuge cittadino o residente negli Stati Uniti. per approfondire le differenze fra SSN e ITIN può consultare il mio articolo "Il Social Security Number (SSN): che cos'è, chi può ottenerlo e le differenze con l'ITIN"; 

5. familiari a carico (i cosiddetti Dependents), per esempio cittadini italiani che possiedono i requisiti per essere considerati familiari a carico su una dichiarazione dei redditi federale U.S.A., ma che non hanno i requisiti per richiedere un SSN;

6. cittadini italiani che sono studenti, professori o ricercatori negli USA e che percepiscono borse di studio, assegni di ricerca o compensi per prestazioni occasionali, e che necessitano di un ITIN per permettere all'ente erogatore di adempiere agli obblighi di segnalazione fiscale, oppure per beneficiare di aliquote ridotte in base al trattato contro le doppie imposizioni. 

Come richiedere l'ITIN dall'Italia: il Form W-7 e i documenti

Per richiedere un ITIN occorre trasmettere all’IRS il Form W-7 firmato in originale unitamente a:

1. una valida U.S. Federal Tax Return, ossia una dichiarazione dei redditi federale – tipicamente tramite il form 1040nr e i relativi allegati;

2. documenti comprovanti la cittadinanza e la residenza italiana (i cosiddetti proof of identity documents) - tipicamente il passaporto o una sua copia conforme;

3. lettera di diniego con cui la Social Security Administration (SSA) attesta che il soggetto non ha diritto a ottenere un Social Security Number (SSN), se applicabile.

Allegare una valida U.S. Federal Tax Return è un requisito obbligatorio fatte salve le seguenti cinque eccezioni, per cui occorrerà invece inviare, oltre al form W-7 e ai proof of identity documents, documentazione probatoria che comprovi il diritto a usufruire dell’eccezione:

1. Redditi passivi soggetti a ritenuta: banche e altri istituti finanziari americani spesso richiedono un ITIN per adempiere agli obblighi di segnalazione e versamento fiscale dei loro clienti stranieri. In questo caso occorre una lettera in originale della banca o dell’istituto finanziario che attesta la necessità del cliente di avere un ITIN;

2. redditi da lavoro o borse di studio con benefici di trattato: eccezione molto ampia che riguarda salari, stipendi, compensi e pagamenti di onorari con richiesta di benefici previsti da trattati fiscali, borse di studio, assegni di ricerca e sovvenzioni con o senza richiesta di benefici previsti da trattati fiscali, vincite da gioco con richiesta di benefici previsti da trattati fiscali;

3. interessi su mutui ipotecari: Si applica a chi possiede immobili negli Stati Uniti su cui grava un mutuo ipotecario e deve fornire all'istituto di credito un ITIN per consentire la corretta segnalazione degli interessi passivi versati, necessaria ai fini della reportistica fiscale statunitense;

4. disposizioni immobiliari (FIRPTA): Si riferisce a soggetti coinvolti nella vendita o nel trasferimento di beni immobili situati negli USA. Poiché l'acquirente è tenuto a operare una ritenuta ai sensi della normativa FIRPTA, l'ITIN è necessario per richiedere il certificato di ritenuta o per gestire la documentazione fiscale della transazione;

5. adempimenti informativi (T.D. 9363): Si applica a rappresentanti non residenti di società estere che devono ottenere un ITIN esclusivamente per adempiere a specifici obblighi di segnalazione telematica (e-filing) previsti dalla Treasury Decision 9363. È un caso d'uso molto specifico e tecnico.

Ottenere l'ITIN senza spedire il passaporto negli Stati Uniti

L’ostacolo principale per i cittadini italiani che devono richiedere un ITIN riguarda il fatto che tutta la documentazione di cui sopra va trasmessa ad IRS in originale, passaporto compreso. Il passaporto in corso di validità è infatti l'unico documento accettato dall'IRS come prova autonoma per entrambi i requisiti di identità e status di straniero. In assenza di passaporto, si rende necessaria la produzione di due documenti combinati – ad esempio carta d'identità e patente – sempre in originale o in copia certificata. Esistono tuttavia delle vie alternative per chi, giustamente, non può fare a meno per mesi e mesi del passaporto, e non vuole oltretutto rischiare che venga perso per posta. Ecco le principali alternative disponibili:

1. Recarsi di persona presso un TAC (IRS Taxpayer Assistance Center) negli Stati Uniti, in modo che questi verifichino lo status di cittadino italiano residente in Italia direttamente di persona e in tempo reale. Questa strada, per ovvi motivi, è poco pratica è costosa, sebbene possa essere un’opzione per chi viaggia frequentemente negli States e si trovi spesso in prossimità di questi uffici;

2. inviare non il passaporto ma una sua copia conforme. Attenzione, quella che è una copia conforme del vostro passaporto in italia – per esempio quelle fatte dal vostro Comune o dal vostro notaio italiano – non hanno nessun valore legale in U.S.A. Per essere accettata da un ufficio pubblico americano la copia deve essere autenticata da un consolato U.S.A. in Italia. Questi consolati offrono fra i loro servizi notarili anche questo tipo di copie conformi, sebbene i tempi per ottenere un appuntamento, specie in città come Milano e Roma, possano essere molto fastidiosi. I consolati U.S.A. in Italia si trovano a Milano (Consolato Generale), Firenze (Consolato Generale), Napoli (Consolato Generale), Roma (Ambasciata), Genova (Agenzia Consolare) e Venezia (Agenzia Consolare);

3. rivolgersi a un Certified Acceptance Agent (CAA). I CAA sono persone fisiche o entità autorizzate a verificare l’identità e lo status di straniero del richiedente, verificando l'autenticità e l'accuratezza dei loro documenti. I CAA possono esaminare e autenticare i documenti originali o le loro copie certificate, anche attraverso una videocall - evitando al richiedente di inviare il proprio passaporto in originale, di richiederne una copia conforme al consolato e di recarsi personalmente in un TAC. Assistono inoltre il cliente nella compilazione del form W-7, nonché nella raccolta e nell’analisi della documentazione comprovante il diritto alle eventuali eccezioni.

Quanto tempo ci vuole per ottenere l'ITIN dall'Italia

I tempi di elaborazione standard dichiarati dall'IRS ammontano a circa sette settimane, che salgono a undici se la richiesta viene fatta dall’estero e/o durante i periodi di picco di lavoro che vanno dal 15 gennaio al 30 aprile (la cosiddetta tax season americana). A queste tempistiche ufficiali va tuttavia aggiunto il tempo richiesto alla spedizione dall’Italia agli U.S.A. - pochi giorni se si opta per un corriere rapido come DHL o simili -  e le tempistiche della spedizione dagli U.S.A. all’Italia, che può richiedere anche due o più settimane. Una tempistica realistica è dunque di circa 3 mesi (tempo di elaborazione della pratica da parte di IRS) + 1 mese circa per le spedizioni = 4 mesi, oltre al tempo per compilare il form W-7 e raccogliere la documentazione probatoria di cui abbiamo parlato in precedenza. Non sono purtroppo da escludere ulteriori dilazioni in caso di arretrati dell'ufficio competente.

Scadenza e rinnovo dell'ITIN

Prima di concludere, è il caso di spendere qualche parola sulla scadenza e sulla possibilità di rinnovo dell’ITIN. Un ITIN infatti non è valido a tempo indeterminato, ma scade il 31 dicembre del terzo anno d'imposta consecutivo in cui non è stato riportato in una dichiarazione dei redditi federale statunitense. è possibile rinnovare l’ITIN se e solo se sussiste una finalità di dichiarazione fiscale —  o una delle cinque eccezioni di cui sopra — e la procedura per il rinnovo è sostanzialmente la stessa della richiesta: occorre trasmettere all’IRS il form W-7, allegando una valida dichiarazione dei redditi federale statunitense — salvo che si rientri in un'eccezione — e includendo i soliti documenti di identità in originale, in copia certificata, oppure rivolgendosi a un CAA.

Come ottenere l'ITIN dall'Italia con l'assistenza di un CAA

Se il suo obiettivo è ottenere un ITIN in tempi ragionevoli e senza rischiare la spedizione del passaporto, la soluzione migliore è senza dubbio quella di rivolgersi a un CAA. Questi potrà guidarLa nella compilazione del form W-7, nella raccolta della documentazione probatoria e inviare direttamente il tutto all’IRS, tenendola aggiornato sugli sviluppi della pratica e gestendo al meglio gli eventuali ritardi e complicazioni che possono sorgere. 

Disclaimer: Limiti operativi e inquadramento professionale

La  mia attività è svolta ai sensi della Legge 4/2013 (Professioni non organizzate in ordini o collegi). Le mie prestazioni professionali riguardano esclusivamente la normativa fiscale degli Stati Uniti d'America e le procedure presso l'IRS o gli intermediari finanziari statunitensi. Non sono Dottore Commercialista e non opero come tale: non compilo 730 o Modello Redditi, non gestisco il Quadro RW, non predispongo dichiarazioni di successione in Italia ecc.. Per l'assolvimento degli adempimenti fiscali italiani, posso coordinarmi con il commercialista del cliente o fornire i contatti di studi specializzati. Inoltre non opero come consulente finanziario: la mia attività non include consulenza in materia di investimenti è i contenuti di questo sito web non sono da intendersi come consigli finanziari nè come consulenze finanziarie.